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PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Pan Pa´ Ya!, como responsable del tratamiento, protege los datos personales de sus clientes, consumidores, colaboradores, aspirantes, proveedores, contratistas, visitantes y demás titulares con los que se relaciona, conforme a la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Para ello se compromete a:
1. Tratar los datos solo con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones de ley, y únicamente para las finalidades que se le informan según su relación con la empresa.
2. Recolectar solo los datos pertinentes y adecuados para cada finalidad, y tratar los datos sensibles y los de niños, niñas y adolescentes con las restricciones que fija la ley.
3. Aplicar los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
4. Garantizar a los titulares sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informados del uso de sus datos, revocar la autorización y acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. Proteger la información con medidas técnicas, humanas y administrativas, y reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad.
6. Responder las consultas en máximo diez (10) días hábiles y los reclamos en máximo quince (15) días hábiles.
La Dirección de HSEQ es el área responsable de atender a los titulares, a través del correo servicliente.hseq@panpaya.com.co. Las finalidades por grupo de titulares, el procedimiento para ejercer los derechos y las demás condiciones del tratamiento están en el documento Tratamiento de Datos Personales, anexo a esta política y publicado en la página web.
Las bases de datos se mantienen mientras subsistan las finalidades que justifican el tratamiento y los términos legales de conservación.
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
ANEXO 1 · TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES · INFORMACIÓN PARA LOS TITULARES
Este anexo desarrolla la Política de Tratamiento de Datos Personales del Manual del Sistema Integrado de Gestión y se publica en la página web junto con ella. Cada titular autoriza únicamente la modalidad y finalidades del formato que le corresponde.
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
PAN PA´ YA! LTDA · NIT 860.534.221 · Domicilio: Calle 144 # 49 - 30 · Teléfono: 321 440 16 16 · Correo para titulares: servicliente.hseq@panpaya.com.co · Página web: www.panpaya.com.co · Área responsable: Dirección de HSEQ.
2. DATOS Y FINALIDADES POR GRUPO DE TITULARES
GRUPO Y MODALIDAD DATOS QUE SE TRATAN FINALIDADES NECESARIAS PARA LA RELACIÓN CONSERVACIÓN
Clientes y consumidores
Modalidad A		 Nombre, identificación, teléfono, correo, dirección de entrega, datos de facturación electrónica e historial de compras. Gestionar pedidos, ventas y domicilios; expedir la factura electrónica y cumplir obligaciones tributarias; atender garantías, peticiones, quejas y reclamos; comunicar alertas sanitarias o el retiro de productos del mercado; cumplir obligaciones legales; enviar promociones y publicidad; invitar a programas de fidelización y redes sociales; aplicar encuestas de satisfacción. Mientras dure la relación y por el término legal de conservación de soportes contables.
Proveedores y contratistas (personas naturales y personas de contacto de empresas)
Modalidad B		 Nombre, identificación, cargo, datos de contacto, datos bancarios y tributarios (personas naturales), certificaciones, afiliación a seguridad social (contratistas) y resultados de consulta en listas. Registrar, evaluar y calificar proveedores y contratistas; efectuar pagos y registros contables; realizar la debida diligencia de LA/FT/FP y C/ST, incluida la consulta en listas vinculantes; verificar requisitos de SST e inocuidad (afiliación, certificados de alturas, conceptos sanitarios); controlar el ingreso a las instalaciones; cumplir obligaciones legales; invitar a eventos y aplicar encuestas. Mientras dure la relación y por el término legal de conservación de soportes contables y del sistema LA/FT/FP y C/ST (10 años).
Colaboradores (incluye temporales, aprendices y practicantes)
Modalidad C		 Datos de identificación y contacto, incluido el correo electrónico registrado en el área de Talento Humano; datos bancarios; formación académica y experiencia laboral; información relacionada con salud ocupacional; datos biométricos, tales como huella, rostro e imagen, e información familiar, de hijos, beneficiarios y demás personas a cargo, necesaria para la gestión de beneficios y actividades de bienestar. Gestionar la relación laboral, cumplir obligaciones legales y contractuales y desarrollar las actividades propias de la empresa. Durante la relación laboral y después de ella, por los términos que exija la normatividad vigente.
Aspirantes
Modalidad D		 Hoja de vida, datos de contacto, formación, experiencia, referencias, resultados de pruebas de selección y consulta en listas. Adelantar el proceso de selección; verificar referencias e información; consultar listas vinculantes; comunicar el resultado; conservar la hoja de vida para futuras vacantes. Si no es seleccionado, hasta un (1) año después del proceso de selección.
Visitantes
Modalidad E		 Nombre, identificación, empresa, hora de ingreso y salida, imagen captada por videovigilancia y, para ingreso a áreas de producción, declaración de estado de salud (dato sensible). Controlar el ingreso y la seguridad de personas e instalaciones; aplicar la defensa alimentaria y los controles de inocuidad; atender emergencias y evacuaciones. Registros de ingreso: un (1) año. Grabaciones de videovigilancia: el tiempo que defina el programa de seguridad, salvo que se requieran como evidencia de un incidente.
Beneficiarios finales, representantes legales y socios de empresas contrapartes
Sin formato de autorización: los datos los entrega la empresa contraparte con su declaración de autorización		 Nombre, tipo y número de documento, nacionalidad, porcentaje de participación o forma de control y condición de persona expuesta políticamente (PEP). Realizar la debida diligencia de la contraparte y la consulta en listas vinculantes del Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST (Capítulo IX de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades). Diez (10) años, con acceso restringido al oficial de cumplimiento y a quienes realizan la debida diligencia.
3. DERECHOS DE LOS TITULARES
Conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso de sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales y no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a sus datos. Los ejercen el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien se haya estipulado a su favor.
4. CONSULTAS Y RECLAMOS
Se presentan en servicliente.hseq@panpaya.com.co. Consultas: respuesta en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles. Reclamos: respuesta en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles; si está incompleto se pide completarlo en 5 días y, pasados 2 meses sin respuesta, se entiende desistido. Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, el titular debe agotar este trámite ante la empresa.
5. DATOS SENSIBLES Y DE MENORES
Los datos sensibles solo se tratan con autorización explícita y el titular no está obligado a autorizarlos. Los datos de niños, niñas y adolescentes solo se tratan cuando respondan a su interés superior y con autorización de su representante legal.
6. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; datos de naturaleza pública; urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; datos del registro civil de las personas.
7. TRANSMISIÓN, TRANSFERENCIA Y SEGURIDAD
La empresa puede transmitir datos a encargados mediante contrato de transmisión y hace transferencias internacionales conforme a la normatividad vigente. Protege los datos con medidas técnicas, humanas y administrativas y reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad. La página web puede usar cookies con fines estadísticos, que el usuario puede desactivar en su navegador.
8. VIGENCIA
Rige desde 01/11/2026 y reemplaza la política de tratamiento de datos personales anterior. Las bases de datos se mantienen mientras subsistan las finalidades que justifican el tratamiento y los términos legales de conservación.